1. Definities

• Business Tribune Events: de opdrachtnemer/organisator van zakelijke (netwerk)evenementen.​

• Opdrachtgever: iedere (rechts)persoon die met Business Tribune Events een overeenkomst sluit voor deelname aan of organisatie van een evenement.​

• Deelnemer: de natuurlijke persoon die namens de opdrachtgever deelneemt aan een evenement.​

• Evenement: iedere door Business Tribune Events georganiseerde bijeenkomst, netwerksessie of aanverwant programma, ongeacht locatie.​

• Overeenkomst: iedere afspraak tussen Business Tribune Events en opdrachtgever met betrekking tot een evenement, inclusief aanvullingen en wijzigingen.​

2. Toepasselijkheid

• Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Business Tribune Events en opdrachtgever.​

• Algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.​

• Indien een bepaling nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht; partijen zullen een vervangende bepaling afspreken die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.​

3. Offertes, totstandkoming en informatie

• Alle offertes en aanbiedingen van Business Tribune Events zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een geldigheidstermijn is opgenomen.​

• Een overeenkomst komt tot stand zodra de door opdrachtgever voor akkoord ondertekende offerte of schriftelijke bevestiging door Business Tribune Events is ontvangen, of zodra feitelijk met de uitvoering is aangevangen met instemming van opdrachtgever.​

• Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van door of namens hem verstrekte gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het evenement.​

4. Uitvoering van de opdracht en inschakeling derden

• Business Tribune Events zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren, maar kan voor de uitvoering derden inschakelen (bijvoorbeeld locatie-exploitanten, trainers, sprekers).​

• Indien het evenement plaatsvindt op locatie van opdrachtgever of een externe locatie, is opdrachtgever gehouden de benodigde faciliteiten tijdig en kosteloos beschikbaar te stellen, voor zover dit redelijkerwijs mag worden verwacht.​

5. Prijzen en betaling

• Alle prijzen zijn exclusief btw en eventuele heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders is vermeld.​

• Business Tribune Events is gerechtigd haar tarieven tussentijds aan te passen bij gewijzigde marktomstandigheden, belastingen of inkoopprijzen, voor zover dit wettelijk is toegestaan en schriftelijk wordt gecommuniceerd.​

• Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, op de door Business Tribune Events aangegeven wijze, tenzij anders overeengekomen.​

• Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is wettelijke handelsrente verschuldigd, alsmede redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten.​

6. Annulering door opdrachtgever

• Annulering door opdrachtgever dient altijd schriftelijk te gebeuren.​

• Bij annulering na definitieve bevestiging is opdrachtgever de volgende percentages van de totale opdrachtsom verschuldigd (inclusief reeds overeengekomen meerwerk):​

  • tot 3 maanden voor het evenement: 25%

  • tussen 3 en 2 maanden voor het evenement: 50%

  • tussen 2 en 1 maand voor het evenement: 75%

  • binnen 1 maand voor het evenement: 100%

• Indien Business Tribune Events reeds aantoonbare kosten heeft gemaakt die boven deze percentages uitkomen (bijvoorbeeld locatiehuur, catering of vaste inkoop), kunnen deze aanvullend in rekening worden gebracht.​

7. Wijzigingen van de opdracht

• Wensen tot wijziging van datum, programma, aantal deelnemers of locatie na het tot stand komen van de overeenkomst worden slechts uitgevoerd indien dit redelijkerwijs mogelijk is en kunnen leiden tot prijsaanpassing.​

• Een vermindering van het aantal deelnemers geeft niet automatisch recht op verlaging van de totale opdrachtsom, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.​

8. Aansprakelijkheid en vrijwaring

• De aansprakelijkheid van Business Tribune Events is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico.​

• Indien om welke reden dan ook geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de totale aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende overeenkomst, met een absoluut maximum dat in de offerte kan worden gespecificeerd.​

• Business Tribune Events is niet aansprakelijk voor:​

  • indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst

  • schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever

  • schade veroorzaakt door derden, deelnemers of bezoekers

• Opdrachtgever is verantwoordelijk en aansprakelijk voor het gedrag van deelnemers en genodigden en vrijwaart Business Tribune Events voor aanspraken van derden die daarmee verband houden.​

9. Veiligheid, vergunningen en overheidsmaatregelen

• Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het naleven van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder eventuele arbeidsomstandigheden- en veiligheidseisen die op zijn organisatie van toepassing zijn.​

• Voor evenementen waar vergunningen of meldingen vereist zijn bij gemeente of andere instanties, wordt in de offerte vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de aanvraag. Eventuele kosten en risico’s van het niet verkrijgen van de vereiste vergunningen komen voor rekening van de partij die hiervoor verantwoordelijk is.​

• Indien het evenement door overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden of andere omstandigheden buiten de invloedssfeer van Business Tribune Events niet of slechts gedeeltelijk kan doorgaan, geldt dit als overmacht.​

10. Overmacht

• Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van Business Tribune Events onafhankelijke omstandigheid, waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs niet meer kan worden verlangd, waaronder onder andere: pandemieën, stakingen, oorlogssituaties, extreme weersomstandigheden, onverwachte intrekking van vergunningen of beperkingen door overheid of stadionbeheerder.​

• In geval van overmacht heeft Business Tribune Events het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder schadeplichtigheid.​

11. Intellectueel eigendom en marketing

• Alle door Business Tribune Events ontwikkelde concepten, formats, programma’s, teksten, foto’s en andere content blijven eigendom van Business Tribune Events, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.​

• Business Tribune Events mag tijdens evenementen foto- en videomateriaal laten maken voor sfeerimpressies en promotionele doeleinden, met inachtneming van privacywetgeving en eventuele vooraf kenbaar gemaakte bezwaren van deelnemers.​

12. Persoonsgegevens en privacy

• Bij de uitvoering van de overeenkomst kunnen persoonsgegevens van deelnemers en contactpersonen worden verwerkt. Deze verwerking vindt plaats conform de geldende privacywetgeving (AVG).​

• Business Tribune Events zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen en hierover separaat een privacyverklaring publiceren.​

13. Klachten

• Eventuele klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 14 dagen na het evenement, schriftelijk aan Business Tribune Events kenbaar te worden gemaakt.​

• Bij een terecht bevonden klacht zal Business Tribune Events in overleg met opdrachtgever proberen tot een passende oplossing te komen; dit ontslaat opdrachtgever niet van de betalingsverplichting, tenzij anders overeengekomen.​

14. Toepasselijk recht en forumkeuze

• Op alle rechtsverhoudingen tussen Business Tribune Events en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.​

• Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Business Tribune Events is gevestigd, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.